جدول المحتويات
تعتبر مهام الاداريات حسب الدليل الاجرائي على علاقة مباشرة مع قائد المدرسة والوكيل فيها، من خلال تقديم الدعم والمساندة لهما في الأمور الإدارية، إلى جانب تنفيذ المهام الخاصة بها، وسيعرض موقع ويكي السعودية مهام الاداريات حسب الدليل الاجرائي.
مهام الاداريات حسب الدليل الاجرائي
يعتبر وجود المساعدة الإدارية أساساً في الهيكل التنظيمي للمدرسة، وتقدّم الإداريات العديد من المهام في مجالات وعمليات مختلفة داخل المدرسة، حيث تشارك في عملياتقبول وتسجيل الطلاب، كما ان لها دور في عمليات الكتب المدرسية، ويما يخص المستودع والعهد، وغيرها من المهام، وإلى جانب ذلك فإن المساعدة الإدارية مسؤولة عن تقديم المساعدة لقائد المدرسة والوكلاء فيها فيما يخص الشؤون الإدارية.
اقرأ أيضاً: الدليل الاجرائي لمدارس التعليم العام الاصدار الرابع
مهام الاداريات حسب الدليل الاجرائي القبول والتسجيل
تشارك المساعدة الإدارية في عمليات قبول وتسجيل الطلاب في المدرسة من خلال تقديمها للمهام التالية:
- استلام ملف الطالب ورقياً، والتأكد من تعبئة بيانات الطالب وفق النموذج المطلوب.
- استلام الكشوفات من مسجل المعلومات، وحفظها في الملفات المخصصة لها.
- حفظ بطاقات التسجيل في امللفات الخاصة بها بعد توقيعها واعتمادها.
- استلام نماذج الحذف والإضافة، وحفظها في الملفات المخصصة لها.
اقرأ أيضاً: استمارة متابعة المساعد الاداري حسب الدليل الاجرائي
مهام الاداريات حسب الدليل الاجرائي الكتب الدراسية
تقدّم المساعدات الإداريات المهام التالية في عملية الكتب المدرسية:
- إعداد وتجهيز مستودع للكتب في مكان مناسب بالمدرسة مزود بما يحتاجه لحفظ الكتب سليمة فيه.
- وضع المقررات الدراسية في مكان مناسب وفرزها حسب الصفوف.
- فرز الطلاب الذين لم يتم تسليمهم المقررات الدراسية وفق الصف والمادة الدراسية.
- استلام المقررات الدراسية من وكيل شؤون الطالب وحفظها في المستودعات أو الأماكن المخصصة والمناسبة لها.
اقرأ أيضاً: تكليف معلم حسب الدليل الاجرائي الجدي
مهام الاداريات حسب الدليل الاجرائي متابعة وتأخر غياب الطلاب
يقدّم المساعد الإداري في هذه العملية عدّم مهام بمشاركة وكسب شؤون الطلاب، وهذه المهام هي كالآتي:
- حصر الطلاب المتأخرين عند الاصطفاف الصباحي في سجل التأخر.
- الاتصال بولي أمر الطالب المتأخر، وإشعاره بتأخر ولده والسؤال عن سبب التأخر.
- إدخال الطلاب المتأخرين إلى فصولهم الدراسية.
- تسجيل الطلاب الغائبين عن المدرسة قبل نهاية الحصة الأولى في سجل الغياب.
- الاتصال بولي أمر الطالب الغائب بعد نهاية الحصة الأولى، وإشعاره بغياب ولده والسؤال عن سبب الغياب.
- مراجعة أعذار غياب الطلاب، واعتماد ما يعتبر غياب بعذر.
- إحالة الطالب الذي يتكرر تأخره أو غيابه بدون عذر أكثر من خمس مرات إلى المرشد الطلاب.
- إعداد الوثائق اللازمة للطالب في حال طلبها، وتقديمها له.
اقرأ أيضاً: مهام الموجه الطلابي حسب الدليل الاجرائي الجديد
مهام الاداريات حسب الدليل الاجرائي الصيانة والنظافة
تقدّم الإداريات عدة خدمات فيما يخص أعمال الصيانة والنظافة في المدرسة، وهذه الخدمات هي كما يلي:
- حفظ صورة من شهادة إتمام عمليات الصيانة في الملف الخاص بها.
- إحضار عروض أسعار من مؤسسات وشركات معتمدة ورفعها إلى وكيل الشؤون المدرسية.
- شراء متطلبات النظافة.
- فيما يخص تأمين عمال النظافة يقوم المساعد الإداري التأكد من التزام الشركة بالشروط، والرفع لوكيل الشؤون المدرسية.
اقرأ أيضاً: سجل حضور الحصص حسب الدليل الاجرائي الثالث
مهام الاداريات حسب الدليل الاجرائي العهد والمستودي
تقدّم المساعدة الإدارية فيما يخص العهد والمستودع في المدرسة المهام التالية:
- القيام بجرد خاص لمستودع المدرسة وتحديد الأصناف المستهلكة والأصناف المستديمة.
- إعداد ملخص باحتياجات المعنيين في المدرسة من الأصناف ورفعها إلى وكيل الشؤون المدرسية.
- حفظ الأصناف في المستودع وتنظيمها حسب النوع.
- تسجيل الأصناف المستديمة كعهدة لدى الموظف عند تسليم الأصناف، وتسجيل الأصناف المستهلكة في السجلات الخاصة بالأصناف.
- إعداد محضر في نهاية العام بالعهد التي لم يتم استلامها من المعلمين، ورفعها لوكيل الشؤون المدرسية.
- تصنيف رجيع المدرسة “جديد، صالح للاستعمال، غير صالح، يمكن إصلاحه” وتسجيل بيانات كل صنف وإعداد توصية لكل صنف وتحرير محضر ورفع لوكيل الشؤون المدرسية.
اقرأ أيضًا: نماذج الدليل الاجرائي word و pdf جاهزة
مهام الاداريات حسب الدليل الاجرائي تنظيم الاتصالات الإدارية
تعتبر سكرتيرة قائد المدرسة من الإداريات، وتقوم بالمهام التالية:
- استقبال جميع المراسلات التي تصل للمدرسة وتسجيلها في سجل الوارد ووضع رقم الوارد العام في أعلى أول الورقة.
- عرض جميع ما يرد عبر البريد الوارد على المدير للتوجيه.
- حفظ جميع المراسلات في الملفات الخاصة، ومتابعة التنفيذ للمراسلات التي تحتاج إلى رد.
- استقبال جميع المراسلات الصادرة من المدير، وتسجيل كل خطاب يصدر من المدرسة للجهات الخارجية في سجل الصادر.
- وضع رقم الصادر العام وتاريخ الخطاب وعدد المرفقات على الخطاب.
- وضع الخطاب داخل مظروف للحفاظ على السرية.
- الاحتفاظ بنسخة من كل خطاب مرسل في ملف البريد الصادر.
- تسجيل الخطاب الأصل بسجل التوديع للتسليم.
- متابعة تسجيل اسم وتوقيع المستلم في سجل التوديع بعد الاستلام.
- تسجيل أصول المراسلات بسجل توديع المعاملات.
وفي الختام يكون قد تم التعرف على مهام الاداريات حسب الدليل الاجرائي بالتفصيل وفق كل عملية من عمليات المدرسة التي تشارك فيها الموظفة الإدارية.
